Pressemitteilungen

Termine vereinbaren, Rezepte ausdrucken, Telefonate annehmen, sich um die PatientInnen kümmern, stets ein offenes Ohr für alle Anliegen haben, den Chef unterstützen und immer freundlich bleiben: All das und noch viel mehr wird von OrdinationsassistentInnen am Empfang erwartet.
Diese Tipps helfen bei der effizienten Praxisorganisation und sorgen für reibungslose Abläufe:

 

Perfektes Teamwork

Die Basis für eine gut funktionierende Praxis bildet die gute Zusammenarbeit von AssistentInnen und ÄrztInnen. Sowohl Routineabläufe als auch das Vorgehen in Notfällen müssen daher abgestimmt sein. Klären Sie unbedingt Prioritäten ab und legen Sie fest, wann beispielsweise Konsultationen gestört werden dürfen. Auch bei den täglichen Arbeitsaufgaben müssen Abläufe und Strukturen eingehalten werden. Bestehen Sie hier auf Sorgfalt bei KollegInnen und ChefInnen. Denn nur mit ordentlichen Akten und klaren Angaben können Sie einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten.

 

Ordnungsliebe

Legen Sie Wert auf eine übersichtliche und saubere Ablage. Nur so sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keine dringenden Dokumente untergehen. Bedenken Sie außerdem, dass Ordnung in der Praxis ein wichtiges Qualitätszeichen für PatientInnen ist. Chaos in der Büroorganisation wird schnell mit einer unprofessionellen Arbeitsweise des Arztes/der Ärztin gleichgesetzt!

 

Strukturierte Terminvergabe – kurze Wartezeiten

Eine gute Termineinteilung braucht gute Planung. Die Behandlungszeit variiert, je nachdem ob es sich um einen neuen oder bestehenden PatientInnen handelt und abhängig von der erforderten Behandlungsart. Um den für Ihre Praxis optimalen Terminplan zu erstellen, sollten Sie sich nicht nur auf Faustregeln zur Terminvergabe verlassen, sondern auch regelmäßig aktiv verfolgen, wieviele Termine von welcher Länge tatsächlich bei Ihnen anfallen. Daraus können Sie dann die beste Termineinteilung ableiten und die Auslastung optimieren sowie die Wartezeiten für PatientInnen kurz halten. Wichtig dabei ist, jeweils genügend Pufferzeiten für unerwartete und nicht patientenbezogene Arbeiten einzuplanen.

 

Nicht jeder „Notfall“ ist wirklich akut

Akute Fälle können selbst den besten Tagesplan durcheinanderbringen. Ärgerlich ist, wenn sich dann herausstellt, dass die „Notfälle“ doch nicht so dringend waren wie angenommen. Um dies zu verhindern, ist es essenziell, bereits telefonisch möglichst verlässlich abzuklären, ob es sich um einen echten Notfall handelt oder die Behandlung nicht umgehend stattfinden muss. Dazu empfiehlt es sich, mit dem Arzt/der Ärztin einen Fragenkatalog anzulegen.

 

Pünktlichkeit und Termineinhaltung

Es lässt sich nicht ganz vermeiden, dass PatientInnen nicht oder verspätet zum Termin erscheinen. Dennoch können Sie dazu beitragen, die Termintreue und Pünktlichkeit zu erhöhen. Erinnerungsanrufe oder (automatisch generierte) Erinnerungs-Nachrichten sorgen dafür, dass vor allem lange im Voraus vereinbarte Termine nicht in Vergessenheit geraten.
Und: Achten Sie auch selbst darauf, die Wartezeiten in Ihrer Ordination möglichst kurz zu halten – denn wenn Sie Termintreue erwarten, sollten Sie diese auch umgekehrt bieten können.

 

Effiziente Telefonate

Sie sparen wertvolle Zeit bei jedem Telefonanruf, wenn Sie die richtige Formulierung wählen und das Gespräch ziel- und lösungsorientiert lenken. Fragen Sie beispielsweise nicht, wann der Patient/die Patientin kommen möchte, sondern bieten Sie aktiv mögliche Termine an. Dieses Vorgehen wird überdies von den PatientInnen als kompetenter empfunden.

 

Orientierung für die PatientInnen

Sie ersparen sich viele unnötige Fragen oder Anweisungen, wenn Räumlichkeiten und Zutrittsrechte klar ausgeschildert sind. Richten Sie auch eine deutlich markierte „Diskretionszone“ am Empfang ein. Die PatientInnen werden Ihnen die gewährte Privatsphäre danken.

Eine Fotowand zur Vorstellung des Praxisteams und Namensschilder für das gesamte Team schaffen zusätzlich Klarheit und Vertrauen bei den PatientInnen. Ziehen Sie außerdem die Erstellung einer Praxisbroschüre in Erwägung. Diese sollte alle Standardauskünfte enthalten.

 

Unterbrechungen und Ablenkungen vermeiden

Die Anliegen Ihrer PatientInnen sind wichtig und haben es verdient, mit Sorgfalt behandelt zu werden. Nehmen Sie sich trotzdem oder gerade deswegen die Zeit, jede Ihrer Tätigkeiten und Gespräche fertigzuführen. Lassen Sie sich von ungeduldigen PatientInnen nicht zu unstrukturiertem Vorgehen verleiten und bitten Sie höflich aber bestimmt um Geduld und Rücksichtnahme.
Gleiches gilt übrigens auch für Ihren Chef/Ihre Chefin: Vor allem beim Unterschreiben von Rezepten oder Überweisungen am Empfang können ÄrztInnen oftmals von PatientInnen aufgehalten werden. Sie können die zeitliche Situation verbessern und ihm/ihr den Rücken freihalten, wenn diese Tätigkeiten an einem nicht einsehbaren Platz erledigt werden.,

 

Sie möchten die Organisation in Ihrer Praxis optimieren und sich den stressigen Ordinationsalltag erleichtern? Mit selbstsicherem Auftreten und souveräner Kommunikation punkten? Ihren Chef/Ihre Chefin optimal entlasten? Und die Herausforderungen des Doppelsekretariats zukünftig noch besser meistern?
Dann holen Sie sich frische Impulse und profitieren Sie von zahlreichen spannenden Workshops bei der Assistenz-Tagung 2018 – dem Wissens- und Netzwerk-Forum für Office-Management, Sekretariat und Assistenz!

 

MEHR INFOS ZUM THEMA IN UNSERER KONFERENZ: Assistenz-Tagung

 

Im GuV-Konto sind nur jene Aufwendungen und Erträge zu erfassen, die das Wirtschaftsjahr betreffen. Es gibt jedoch Geschäftsfälle, die

  • bereits im Abschlussjahr zu einer Zahlung und einer Aufwands- oder Ertragsbuchung  geführt  haben,  obwohl  diese  Aufwände  bzw.  Erträge  vollständig oder teilweise das neue Jahr betreffen (Vorauszahlungen), z.B. die Vorauszahlung der Versicherungsprämie am 1.12. für ein halbes Jahr, oder
  • erst in der Folgeperiode ihren buchmäßigen Niederschlag finden, sich jedoch auf Aufwände bzw. Erträge beziehen, die bereits im Abschlussjahr zu erfolgswirksamen  Konsequenzen  geführt  haben  (Rückstände),  z.B.  wenn  das Unternehmen Ertragszinsen erst am 31.3. im Nachhinein erhält.


Aufgabe  der  Rechnungsabgrenzungen  ist  es,  den  periodenreinen  Ausweis  von  Aufwänden und Erträgen zu bewirken, um den Gewinn bzw. Verlust des Bilanzjahres richtig auszuweisen.

Zwei Arten von Rechnungsabgrenzungen sind demnach zu unterscheiden:

  • Transitorien (=  Vorauszahlungen,  d.h.  im  Voraus  bezahlte  Aufwände  und im Voraus erhaltene Erträge): Es ist jener Teil auszubuchen, der ins Folgejahr  gehört.  Gebucht  wird auf  den  Konten  „Aktive  Rechnungsabgrenzung“  (ARA)  und  „Passive  Rechnungsabgrenzung“  (PRA).  Aktive  Transitorien  sind voraus bezahlte Aufwendungen; sie werden aktiv abgegrenzt. Passive Transitorien  sind  im  Voraus  erhaltene  Erträge;  sie  werden  passiv  abgegrenzt.  Sind  Vorauszahlungen  abzugrenzen,  die  der  USt  unterliegen,  bezieht sich die Abgrenzung nur auf die Nettobeträge.
  • Antizipationen (=  Rückstände;  d.h.  noch  nicht  bezahlte  Aufwände  und  noch nicht erhaltene Erträge): Es sind Aufwände und Erträge, die bereits im Abschlussjahr erfolgswirksam  sind,  bei  denen  aber  der  Zahlungsvorgang erst im Folgejahr erfolgt. Es ist jener Teil einzubuchen, der in das laufende Jahr  gehört.  Gebucht  wird  auf  den Konten  „Sonstige  Forderungen“  (bei  noch nicht bar erhaltenen Erträgen, „fremde Rückstände“, aktive Antizipation) bzw. „Sonstige Verbindlichkeiten“ (bei noch nicht bezahlten Aufwänden, „eigene Rückstände“, passive Antizipation).

 

Beispiele

Das  Unternehmen  zahlt  am  1.12.  die  Feuerversicherung  für  ein  halbes  Jahr  im  Voraus.  => Aktives Transitorium


Das  Unternehmen  hat  am  2.11.  die  Zinsen  für  ein  Dritten  gewährtes  Darlehen  für  drei Monate im Voraus erhalten.  =>Passives Transitorium

Für  ein  im  Depot  befindliches  Wertpapier  werden  die  Zinsen  im  Nachhinein  fällig.  =>Aktive Antizipation

 

MEHR INFOS ZUM THEMA Bilanzen im E-Seminar: Bilanzen: Lesen, verstehen,interpretieren

Bis 18. April 2016 müssen die Bestimmungen der EU-Vergaberichtlinien in österreichisches Recht umgesetzt werden. Im Moment lässt die geplante BVergG-Novelle 2016 noch auf sich warten, aber durch den Vorrang des Europarechts vor österreichischem Recht können einige Regelungen der Richtlinien bereits ab April auch in Österreich direkt anwendbar sein.

Wenn Sie mehr zu den kommenden Neuregelungen erfahren möchten, informiert Sie unser Seminar „Vergaberecht für Bieter“ zu aktuellen Entwicklungen im Vergaberecht.

Mehr Informationen erhalten Interessenten unter: Vergaberecht für Bieter

Angriffe auf die IT-Infrastruktur von Unternehmen unterscheiden sich von Angriffen auf Privatpersonen! Denn bei Angriffen auf Unternehmen geht es meist darum, größere Mengen an Daten und/oder Geld über einen längeren Zeitraum unerkannt „abzuzapfen“. Dementsprechend komplex sind die Attacken: Mehrstufige Malware-Angriffen werden dabei ebenso genutzt wie das Täuschen von Mitarbeitern (Stichwort: Social Engineering). Jüngstes Opfer eines solchen Täuschungsmanövers war die Zentralbank von Bangladesch: Dort haben Hacker 73 Millionen Euro erbeutet!

Wollen Sie mehr Informationen zu aktuellen Themen rund um die IT-Sicherheit? Die Tagung „IT-Haftung & Security-Trends 2016“ informiert Sie über die jüngsten Malware-Entwicklungen, Schutz vor Angriffen und persönliche Haftungsminimierung für Verantwortliche.

Mehr Informationen erhalten Interessenten unter:  www.securitysummit.at

Am 31. Dezember 2015 enden die Übergangsfristen zum Behindertengleichstellungsgesetz! Nach einer zehnjährigen Übergangsfrist müssen ab nun alle baulichen und sonstigen Anlagen, Verkehrsmittel, technischen Gebrauchsgegenstände, Systeme der Informationsverarbeitung und anderen gestalteten Lebensbereiche barrierefrei zugänglich sein. Außerdem müssen ab 2016 alle neuen Wohnungen so gestaltet werden, dass sie nachträglich mit einfachen Mitteln behindertengerecht angepasst werden können. Dies gilt auch für Umbauten.

Zumutbarkeitsgrenze

Ob und wieweit ein baulicher Lebensbereich, d.s. mit einem Bauwerk fest verbundene Elemente, wie Stufen, Türstöcke oder Sanitäranlagen, barrierefrei (um)zugestalten sind, wird mittels einer Zumutbarkeitsprüfung beurteilt. Das heißt, es muss geprüft werden, ob ein Gebäude überhaupt barrierefrei zugänglich gemacht werden kann. Liefert die Prüfung das Ergebnis, dass die Schaffung einer vollständigen Barrierefreiheit unzumutbar sei, müssen dennoch Maßnahmen gesetzt werden, um die Situation behinderter Personen möglichst zu verbessern. Rechtlich gesehen bedeutet dies, dass das Ziel der Barrierefreiheit so weit wie möglich erreicht werden muss.

 

Rechtsfolgen bei Verstößen

Die Zuständigkeit für das Baurecht ist Ländersache, daher richten sich die Bestimmungen im Zusammenhang mit dem barrierefreien Bauen in erster Linie nach den Bauordnungen der Länder.

Bei Verstößen gegen das BGStG drohen zivilrechtliche Sanktionen, jedoch keine verwaltungsstrafrechtlichen. Betroffenen Personen können bei Verstößen gegen das BGStG schadenersatzrechtliche Ansprüche geltend machen.

Näheres in unserem aktuellen Seminar: Barriefreies Bauen

 

Bei Schimmelbefall müssen Sie die saugfähigen Bauprodukte, wie Holzwerkstoffe, Papier, Pappe, GK-Platten, entfernen. Weiters sind die Putzoberflächen, textile Materialien und feuchte Dämmstoffe zu entfernen. Bei tiefem Befall empfehlen Experten auch die Entfernung von Naturholz.

Danach folgen die technischen Trocknungsmaßnahmen bei der Schimmelsanierung. Je früher Sie anfangen, umso besser. Beachten Sie die Sporenverteilung!

Stellen Sie anschließend die Oberflächen wieder her. Verwenden sie alkalische Kalkanstriche und Kalkputze (alkalisch) und grundsätzlich Baumaterialien, die keine fungiziden Wirkstoffe enthalten.

Für eine dauerhafte Schimmelsanierung werden Sanierungskontrollmessungen empfohlen, wo die Schimmelpilzsporenkonzentration untersucht wird. Mittels bauphysikalischer Messungen lässt sich die Qualität der Sanierung bewerten. Vergessen Sie nicht auf die Schimmel vermeidenden Verhaltenstipps für die Nutzer des Gebäudes!

Mehr Infos im Seminar Schimmel in Gebäuden