8 Tipps für die perfekt organisierte Arztpraxis

Termine vereinbaren, Rezepte ausdrucken, Telefonate annehmen, sich um die PatientInnen kümmern, stets ein offenes Ohr für alle Anliegen haben, den Chef unterstützen und immer freundlich bleiben: All das und noch viel mehr wird von OrdinationsassistentInnen am Empfang erwartet.
Diese Tipps helfen bei der effizienten Praxisorganisation und sorgen für reibungslose Abläufe:

 

Perfektes Teamwork

Die Basis für eine gut funktionierende Praxis bildet die gute Zusammenarbeit von AssistentInnen und ÄrztInnen. Sowohl Routineabläufe als auch das Vorgehen in Notfällen müssen daher abgestimmt sein. Klären Sie unbedingt Prioritäten ab und legen Sie fest, wann beispielsweise Konsultationen gestört werden dürfen. Auch bei den täglichen Arbeitsaufgaben müssen Abläufe und Strukturen eingehalten werden. Bestehen Sie hier auf Sorgfalt bei KollegInnen und ChefInnen. Denn nur mit ordentlichen Akten und klaren Angaben können Sie einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten.

 

Ordnungsliebe

Legen Sie Wert auf eine übersichtliche und saubere Ablage. Nur so sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keine dringenden Dokumente untergehen. Bedenken Sie außerdem, dass Ordnung in der Praxis ein wichtiges Qualitätszeichen für PatientInnen ist. Chaos in der Büroorganisation wird schnell mit einer unprofessionellen Arbeitsweise des Arztes/der Ärztin gleichgesetzt!

 

Strukturierte Terminvergabe – kurze Wartezeiten

Eine gute Termineinteilung braucht gute Planung. Die Behandlungszeit variiert, je nachdem ob es sich um einen neuen oder bestehenden PatientInnen handelt und abhängig von der erforderten Behandlungsart. Um den für Ihre Praxis optimalen Terminplan zu erstellen, sollten Sie sich nicht nur auf Faustregeln zur Terminvergabe verlassen, sondern auch regelmäßig aktiv verfolgen, wieviele Termine von welcher Länge tatsächlich bei Ihnen anfallen. Daraus können Sie dann die beste Termineinteilung ableiten und die Auslastung optimieren sowie die Wartezeiten für PatientInnen kurz halten. Wichtig dabei ist, jeweils genügend Pufferzeiten für unerwartete und nicht patientenbezogene Arbeiten einzuplanen.

 

Nicht jeder „Notfall“ ist wirklich akut

Akute Fälle können selbst den besten Tagesplan durcheinanderbringen. Ärgerlich ist, wenn sich dann herausstellt, dass die „Notfälle“ doch nicht so dringend waren wie angenommen. Um dies zu verhindern, ist es essenziell, bereits telefonisch möglichst verlässlich abzuklären, ob es sich um einen echten Notfall handelt oder die Behandlung nicht umgehend stattfinden muss. Dazu empfiehlt es sich, mit dem Arzt/der Ärztin einen Fragenkatalog anzulegen.

 

Pünktlichkeit und Termineinhaltung

Es lässt sich nicht ganz vermeiden, dass PatientInnen nicht oder verspätet zum Termin erscheinen. Dennoch können Sie dazu beitragen, die Termintreue und Pünktlichkeit zu erhöhen. Erinnerungsanrufe oder (automatisch generierte) Erinnerungs-Nachrichten sorgen dafür, dass vor allem lange im Voraus vereinbarte Termine nicht in Vergessenheit geraten.
Und: Achten Sie auch selbst darauf, die Wartezeiten in Ihrer Ordination möglichst kurz zu halten – denn wenn Sie Termintreue erwarten, sollten Sie diese auch umgekehrt bieten können.

 

Effiziente Telefonate

Sie sparen wertvolle Zeit bei jedem Telefonanruf, wenn Sie die richtige Formulierung wählen und das Gespräch ziel- und lösungsorientiert lenken. Fragen Sie beispielsweise nicht, wann der Patient/die Patientin kommen möchte, sondern bieten Sie aktiv mögliche Termine an. Dieses Vorgehen wird überdies von den PatientInnen als kompetenter empfunden.

 

Orientierung für die PatientInnen

Sie ersparen sich viele unnötige Fragen oder Anweisungen, wenn Räumlichkeiten und Zutrittsrechte klar ausgeschildert sind. Richten Sie auch eine deutlich markierte „Diskretionszone“ am Empfang ein. Die PatientInnen werden Ihnen die gewährte Privatsphäre danken.

Eine Fotowand zur Vorstellung des Praxisteams und Namensschilder für das gesamte Team schaffen zusätzlich Klarheit und Vertrauen bei den PatientInnen. Ziehen Sie außerdem die Erstellung einer Praxisbroschüre in Erwägung. Diese sollte alle Standardauskünfte enthalten.

 

Unterbrechungen und Ablenkungen vermeiden

Die Anliegen Ihrer PatientInnen sind wichtig und haben es verdient, mit Sorgfalt behandelt zu werden. Nehmen Sie sich trotzdem oder gerade deswegen die Zeit, jede Ihrer Tätigkeiten und Gespräche fertigzuführen. Lassen Sie sich von ungeduldigen PatientInnen nicht zu unstrukturiertem Vorgehen verleiten und bitten Sie höflich aber bestimmt um Geduld und Rücksichtnahme.
Gleiches gilt übrigens auch für Ihren Chef/Ihre Chefin: Vor allem beim Unterschreiben von Rezepten oder Überweisungen am Empfang können ÄrztInnen oftmals von PatientInnen aufgehalten werden. Sie können die zeitliche Situation verbessern und ihm/ihr den Rücken freihalten, wenn diese Tätigkeiten an einem nicht einsehbaren Platz erledigt werden.,

 

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Quellen:

https://www.medinside.ch/de/post/so-ist-eine-arztpraxis-perfekt-organisiert
http://www.muellerundpartner.de/wp-content/uploads/2013/08/Gut-organisiert-die-Geschicke-der-Praxis-managen_Der-Praktische-Tierarzt_2013.pdf
https://www.thieme.de/de/gynaekologie-und-geburtshilfe/optimales-praxis-management-50007.htm